Trotz zahlreicher technologischer Möglichkeiten ist der Beschaffungsprozess in Unternehmen auch heute noch von manuellen Eingriffen geprägt. Dies geht mit einem enormen Aufwand einher, der oftmals nicht im Verhältnis zum eigentlichen Bestellwert steht. Das Ziel muss es daher sein, sämtliche Schritte des Bestellprozesses zu digitalisieren und zu automatisieren – sowohl intern als auch in der Kommunikation mit den Lieferanten. Welche Herausforderungen damit verbunden sind und welchen Mehrwert ein elektronischer Beschaffungsprozess im Einzelnen bietet, erklären wir Ihnen auf dieser Seite.

Prozesskomplexität führt zu hohen Aufwänden

Tagtäglich durchlaufen Unternehmen den sogenannten Purchase-to-Pay-Prozess – teils auch Procurement-to-Pay oder kurz P2P genannt. Dieser Ablauf beginnt bei der Bedarfsmeldung, erstreckt sich über die Bestellung, Auftragsbestätigung und Lieferung und endet schließlich beim Ausgleich der Lieferantenrechnung. Wir möchten uns auf die erste Hälfte von Purchase2Pay konzentrieren: den Beschaffungsprozess. Er besteht im Allgemeinen aus folgenden Einzelschritten:

  1. Bedarfsmeldung bzw. Bestellanforderung
  2. Prüfung und Freigabe der Bestellanforderung
  3. Ermittlung einer geeigneten Bezugsquelle (ggf. Einholen von Angeboten)
  4. Bestellung
  5. Auftragsbestätigung des Lieferanten erhalten und zuordnen (optional)
  6. Offene Lieferungen überwachen
  7. Ware und Lieferschein erhalten, Wareneingangsprüfung
  8. Lieferung der Bestellung zuordnen und Wareneingang buchen

Diese Vielzahl einzelner Vorgänge, die in unterschiedlichen Abteilungen des Unternehmens stattfinden und zahlreiche Mitarbeiter involvieren, macht den Beschaffungsprozess äußerst komplex. Erschwerend kommt hinzu, dass der vorgegebene Ablauf oftmals auch dann einzuhalten ist, wenn es sich um äußerst geringwertige Artikel handelt. Hierzu zählt insbesondere der indirekte Bedarf (z. B. Büromaterial, Hilfsstoffe).

Enorme Potenziale durch Digitalisierung und Automatisierung

Zu den Kosten des Purchase-to-Pay-Prozesses existieren zahlreiche Studien. So geht eine Untersuchung der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (Quelle) davon aus, dass der oben skizzierte Prozess inkl. der Eingangsrechnungsverarbeitung ca. 115 Euro kostet, sofern er manuell durchlaufen wird. Eine vollständige Digitalisierung würde die Kosten gemäß der Studie annähernd halbieren. Abhängig von der Anzahl der Bestellungen ergeben sich hieraus Einsparungsmöglichkeiten, die schnell mehrere zehntausend oder gar mehrere hunderttausend Euro betragen können. Bereits dieses enorme finanzielle Potenzial ist Grund genug, sich näher mit der Digitalisierung des Beschaffungsprozesses auseinanderzusetzen.

Es ergeben sich jedoch noch weitere Vorteile, wenn Formulare, E-Mails und manuelle Systemeingaben durch digitale Lösungen ersetzt werden. Zu nennen sind:

  • Minimierung von Fehlerquellen
  • Transparenzsteigerung in der Beschaffung
  • Gezielte Steuerung von Beschaffungsaktivitäten (kein sog. Maverick Buying)
  • Sicherstellung von Lieferterminen, keine Gefährdung nachfolgender Prozesse (z. B. Produktion)
  • Einhaltung von Compliance-Richtlinien
  • Beschleunigte Freigaben

Sehen wir uns im Folgenden an, wie sich diese Potenziale erschließen lassen.

Wie lässt sich der Beschaffungs- bzw. Bestellprozess vollständig elektronisch abbilden und optimieren?

Die meisten Unternehmen nutzen heute ERP-Systeme wie SAP, um ihren Bestellprozess abzubilden. Zwei wichtige Elemente sind in diesem Fall bereits digitalisiert: die Bestellanforderung und die Bestellung. Zwischen und nach diesen Schritten existieren jedoch viele manuelle, teils sogar papiergebundene Prozessschritte. Hierzu zählen die Prüfung und Freigabe der Bedarfsmeldung, die Lieferantenauswahl, die Erstellung und Übermittlung der Bestellung, das Verarbeiten der Lieferanten-Auftragsbestätigungen sowie die Zuordnung von Wareneingängen zu Bestellungen.

Mit modernen Tools lassen sich all diese Schritte nicht nur im System abbilden, sondern in weiten Teilen auch automatisieren. Es ergibt sich im Optimalfall folgender Beschaffungsprozess:

Bei indirektem Material (Lieferant bekannt):

  1. Bedarfsträger nutzt elektronischen Katalog, um benötigte Artikel auszuwählen und anzufordern
  2. Bestellanforderung wird automatisch erzeugt
  3. Bei Bedarf (z. B. bis zu definierten Wertgrenzen) wird ein Genehmigungsworkflow im System angestoßen
  4. Nach der Genehmigung wird die Bestellanforderung automatisch in eine Bestellung umgewandelt
  5. Die Bestellung wird elektronisch an den Lieferanten übermittelt
  6. Die eingehende Auftragsbestätigung wird digitalisiert (z. B. via Scannen und Texterkennung) und der Bestellung automatisch zugeordnet (Eingreifen nur bei Abweichungen)
  7. Wareneingang wird mit Bezug zur Bestellung gebucht

Bei direktem Material oder bei Artikeln ohne definierten Lieferanten kommen Katalogschnittstellen nicht zum Tragen. Hier wird vom Bedarfsträger anstelle des ersten Schritts eine elektronische Bedarfsmeldung oder direkt eine Bestellanforderung erstellt. Die weitere Prozessabfolge bleibt aus technischer Sicht jedoch gleich.

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