Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein Prozess, der in Unternehmen seit jeher einen hohen Aufwand verursacht. In der Vergangenheit gingen Rechnungen ausschließlich in Papierform ein. Heute sieht sich die Buchhaltung mit einem Mix aus Papierrechnungen, E-Mails und elektronischen Rechnungen unterschiedlicher Formate konfrontiert. Die Maßgaben sind jedoch nach wie vor gleich:

  • Vollständige Transparenz zu allen vorliegenden Eingangsrechnungen.
  • Prüfung der Eingangsrechnungen auf Korrektheit.
  • Genehmigung der Zahlung durch berechtigte Mitarbeiter.
  • Sicherstellung des Skontoabzugs, Vermeidung von Mahngebühren.
  • Einhaltung von Revisionsvorgaben und gesetzlichen Regelungen.
  • Realisierung eines möglichst schlanken und schnellen Workflows mit hohem Automatisierungsgrad.

Um all diese Ziele zu erreichen und gleichzeitig die Kosten manueller Arbeitsschritte zu minimieren, benötigen Sie eine Lösung, mit der Sie sämtliche Rechnungen workflowgestützt in SAP verarbeiten können. Exakt an dieser Stelle setzt xFlow Invoice an. Mit dem SAP-zertifizierten Modul digitalisieren Sie Ihren gesamten Eingangsrechnungsprozess und realisieren somit signifikante Kostenvorteile bei gleichzeitiger Prozesssicherheit.

Leistungsstark: Die Features von xFlow Invoice for SAP

xFlow Invoice ist eine vollständig in SAP ERP und S/4HANA integrierte Lösung für die unternehmensweite, automatisierte Rechnungsprüfung und Eingangsrechnungsverarbeitung. Mit den zahlreichen intelligenten Funktionen realisieren Sie höchste Transparenz, Prozessdurchgängigkeit sowie eine kostenbewusste elektronische Rechnungsbearbeitung. Selbstverständlich unterstützt die Software auch das moderne Arbeiten mit mobilen Endgeräten. Die Top-Features möchten wir Ihnen im Folgenden näherbringen.

Rechnungsworkflow: individuell, schlank und transparent

Das Herzstück von xFlow Invoice for SAP ist der Rechnungsworkflow, mit dem Sie sämtliche Eingangsrechnungen unabhängig vom Format verarbeiten können. Die Lösung unterstützt sowohl Rechnungen mit Bestellbezug (MM) als auch Kostenrechnungen (FI). Mithilfe eines einfachen Customizings stimmen Sie den Prüf- und Freigabeprozess optimal auf Ihre Unternehmensanforderungen ab. Zuständigkeiten innerhalb des Workflows können Sie mithilfe eines Rollenkonzepts sehr detailliert festlegen. Nach erfolgreichem Setup wird der Prozess für vorerfasste oder gebuchte Belege automatisch initiiert. Selbstverständlich können Prüfungen und Freigaben auch via Web-Zugriff erfolgen. Für vollständige Transparenz sorgt darüber hinaus ein zentrales Rechnungseingangsbuch.

Automatisierte Rechnungsprüfung und revisionssichere Archivierung

xFlow ist darauf ausgelegt, die Plausibilitäts- und Inhaltsprüfung Ihrer Rechnungen zu automatisieren. Hierfür sorgt die Komponente xFlow Capture, mit dem Sie Belege scannen und die relevanten Informationen somit systemgestützt extrahieren. Im zweiten Schritt werden die Rechnungsdaten mit den Stamm- und Belegdaten Ihres SAP-Systems abgeglichen, wodurch Sie eine hohe Erkennungsqualität realisieren.

Beim elektronischen Rechnungseingang (u. a. E-Mail, xRechnung, ZUGFeRD, ebInterface) kommt xFlow Interface zum Einsatz. Die SAP-NetWeaver-zertifizierte Schnittstelle übermittelt Rechnungsimages und -daten an SAP. Zudem führt sie ebenfalls eine Vollständigkeitsprüfung durch. Images und sonstige prozessrelevante Dokumente werden revisionssicher via SAP ArchiveLink in einem beliebigen Archiv-System oder im hoch performanten xFlow Archive abgelegt.

Features im Überblick

  • FI- und MM-Rechnungsprüfung
  • Individuelle Gestaltung sämtlicher Prozessschritte
  • Einbau beliebiger Warteschritte (z. B. Warten auf Wareneingang)
  • Detailliertes Rollenkonzept für Freigabeberechtigungen
  • Positionsgenaue Freigabe mit beliebig vielen Stufen
  • Mehrstufige Bearbeitung von Mengen- und Preisabweichungen
  • Zentrales Rechnungseingangsbuch für vollständigen Überblick
  • Zugriff über gewohnte SAP-Oberfläche, Web-Browser oder mobiles Endgerät
  • Revisionssichere Protokollierung des Workflows
  • Revisionssichere Archivierung

Vorteile für Ihre Buchhaltung

Die Eingangsrechnungsverarbeitung mit xFlow geht mit zahlreichen Vorteilen für Ihre Buchhaltung einher. Zunächst realisieren Sie eine deutlich verkürzte Durchlaufzeit Ihrer Eingangsrechnungen. Dies ermöglicht höhere Skontoerträge und geringere Mahngebühren. Der zweite zentrale Mehrwert ist die signifikante Arbeitsentlastung Ihrer Mitarbeiter. Erreicht wird dies durch die zahlreichen Automatisierungsmöglichkeiten. Zudem profitieren Sie von folgenden Faktoren:

  • Zentrales Monitoring: Vollständiger Überblick – vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung
  • Unterstützung mehrerer Prozesse: Belege mit oder ohne Bestellbezug, Anzahlungsanforderungen
  • Revisionssicherheit: Durchgängige Nachvollziehbarkeit und Protokollierung
  • Intuitive, moderne Benutzeroberflächen für SAP GUI, Browser und Smartphone

Vorteile für Ihre IT

Mit xFlow erschließen Sie nicht nur kaufmännische und organisatorische Potenziale. Auch für die IT ergeben sich mehrere Vorteile. xFlow ist durchgängig SAP-zertifiziert und erfolgreich erprobt (über 700 Installationen weltweit). Dies sorgt für hohe Investitionssicherheit. Aus technischer Sicht sprechen außerdem folgende Punkte für die Lösung:

  • Vollständig in SAP integrierter Prozess
  • Zukunftssicherheit: Ready for S4/HANA
  • Fiori Apps zur Einbettung in die SAP-Fiori-Umgebung
  • Umfangreicher Standard, der die meisten Anforderungen bereits abdeckt
  • Zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten via Customizing
  • Erweiterungsmöglichkeiten via Userexit-Konzept
  • Einfache Administrations-Oberflächen
  • Deutsch- und Englischsprachiger Support

Der Prozess: Intelligent vom Rechnungseingang bis zur Zahlung

Die Eingangsrechnungsverarbeitung folgt in xFlow Invoice einem Best-Practice-Prozess, der in der Praxis bereits 100-fach erfolgreich erprobt wurde. Er setzt sich aus folgenden Teilschritten zusammen:

  1. Rechnungseingang: Verarbeitung jedes Formats (Papier, PDF oder elektronischer Standard wie EDI, ebInterface, XRechnung, ZUGFeRD, XML etc.)
  2. Automatische Erkennung des Inhalts mittels OCR Software und dem xFlow Bus
  3. Übermittlung an SAP durch xFlow Interface
  4. Ablage im Archiv
  5. Plausibilitätsprüfung: Abgleich der gelesenen Daten mit SAP System
  6. Automatischer Start des Prüf- und Freigabe-Workflows
  7. Sachliche Prüfung durch Fachabteilung
  8. Buchhalterische Vervollständigung des Belegs
  9. Freigabe durch Budgetverantwortliche
  10. Bezahlung über SAP-Zahllauf

Eingangsrechnungsverarbeitung individuell erweitern – mit den xFlow Add-Ons

xFlow Invoice for SAP kann mit Add-Ons ergänzt werden. Auf diese Weise bilden Sie bei Bedarf einige Sonderfälle ab. Zur Verfügung stehen aktuell folgende Erweiterungen:

Process Analyzer

Mit diesem Add-on analysieren Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess. Sie erhalten unter anderem detaillierte Einblicke in Durchlaufzeiten, Rechnungsvolumen, Skontoverluste und offene Posten. Somit identifizieren Sie Hebel für weitere Optimierungsmaßnahmen.

Recurring Documents (Dauerbuchungen)

Mit xFlow Recurring Documents erfassen, bearbeiten und prüfen Sie Rechnungen, die sich über einen festgelegten Zeitraum erstrecken. Dies können beispielsweise Mieten oder Energie- und Telekommunikationsrechnungen sein.

Public Sector

xFlow Public Sector ist eine Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung, die sich speziell an kommunale Verwaltungen und Eigenbetriebe richtet. Sie nutzt die Logik der Module SAP PSCD (Public Sector Collection and Distribution) und SAP PSM (Public Sector Management). Die Besonderheiten des kommunalen Finanzwesens werden in vollem Umfang berücksichtigt.

Office+

Mit Office+ senden Sie Informationen direkt aus Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel) und Windows-Dateisystemen an SAP oder sonstige ERP-Lösungen. Einfacher war das Archivieren von Dokumenten und Verknüpfen mit Objekten SAP noch nie!