Die Eingangsrechnungsverarbeitung verursacht in Unternehmen aller Branchen und Größen enorme Kosten. Trotz moderner technologischer Möglichkeiten sind die meisten Organisationen noch weit von einem digitalen Purchase-to-Pay-Prozess mit hohem Automatisierungsgrad entfernt. Dies führt nicht nur zu hohem administrativen Aufwand, sondern auch zu Skontoverlusten und Mahngebühren. Darüber hinaus ist nicht sichergestellt, dass Revisions- und Gesetzesvorgaben durchgängig eingehalten werden.

All diesen Herausforderungen lässt sich mit der Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsworkflows begegnen. Auf dieser Seite erklären wir Ihnen, welche Maßnahmen erforderlich sind, um dieses Ziel zu erreichen. Wir zeigen Ihnen zudem, wie Sie den Nutzen einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung für Ihr Unternehmen anhand konkreter Zahlen bewerten können.

Purchase-to-Pay mit hohem Potenzial

Der Begriff Purchase-to-Pay (kurz: P2P) bezeichnet einen Prozess, der bei der Beschaffung beginnt, Rechnungseingang und Rechnungsprüfung umfasst, und schließlich bei der Bezahlung der Eingangsrechnung endet. Im Wesentlichen stellt sich der Ablauf wie folgt dar:

  • Schritt 1: Bedarfsmeldung (Bestellanforderung)
  • Schritt 2: Auslösen der Bestellung
  • Schritt 3: Auftragsbestätigung des Lieferanten empfangen (optional)
  • Schritt 4: Ware empfangen und Wareneingang anhand des Lieferscheins buchen
  • Schritt 5: Rechnungseingang (meist Papier, PDF oder EDI)
  • Schritt 6: Rechnungsprüfung, Zuordnung der Rechnung zur Bestellung
  • Schritt 7: Freigabe der Rechnung
  • Schritt 8: Ausgleich der Rechnung (meist über Zahllauf)
  • (Schritt 9: Archivierung der Rechnung gemäß gesetzlicher Vorgaben)

Für die Schritte 1 bis 4 nutzen die meisten Unternehmen die Standard-Funktionen der Materialwirtschaft von ERP-Systemen wie SAP. Der Beschaffungsprozess ist also bereits überwiegend digitalisiert. Die wesentlichen Herausforderungen entstehen erst ab Schritt 5, der Eingangsrechnungsverarbeitung. An dieser Stelle erhält die Buchhaltung Rechnungen in unterschiedlichsten Formaten. Hierzu zählen Papierrechnungen ebenso wie PDF-Rechnungen und EDI-Übermittlungen. Meist ist keine Software-Lösung vorhanden, die all diese Formate auf eine einheitliche, strukturierte Datenebene bringt. Auch der sich anschließende Rechnungsprüfungs-Workflow und die Freigabe sind durch zahlreiche manuelle Eingriffe geprägt, obwohl viele Vorgänge durch die Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen automatisiert werden könnten. Welche Potenziale hierdurch verschenkt werden, betrachten wir im folgenden Abschnitt.

Einsparpotenziale durch elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung

In der Vergangenheit haben sich bereits mehrere Studien mit der Frage beschäftigt, welche Kosten der Eingangsrechnungsprozess verursacht. Bei einer Papierrechnung, die manuell bearbeitet wird, liegen die Wertigkeiten im Bereich von 13 bis ca. 18 Euro pro Vorgang.

Ein mittelständisches Unternehmen mit 500 bis 1.000 Mitarbeitern erhält pro Jahr rund 25.000 Eingangsrechnungen. Ein vollständig manueller Rechnungsworkflow verursacht demnach jährliche Kosten von 325.000 bis 450.000 Euro. Gehen wir der Einfachheit halber von einem Mittelwert von 380.000 Euro aus.

Durch eine Digitalisierung und Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung lassen sich diese Aufwände um mindestens 50 Prozent verringern. Einige Studien gehen sogar von 80 Prozent Kostenreduktion aus. Bleiben wir bei unserem Beispiel, sind also Einsparungen in Höhe von 190.000 bis 304.000 Euro realisierbar.

Diese Wertigkeit bezieht sich rein auf den Aufwand und die Prozesskosten. Weitere Aspekte wie Skontoverluste und Mahngebühren sind noch nicht berücksichtig. Durch die deutliche Verkürzung der Durchlaufzeit können jedoch auch mit diesen Hebeln signifikante finanzielle Vorteile entstehen, welche in die Gesamtrechnung einbezogen werden müssen.

Tipp: Ermitteln Sie die Einsparungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen anhand individueller Werte. Stellen Sie diese anschließend mit den Kosten einer Software-Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung gegenüber. Auf diese Weise ermitteln Sie, ab welchem Belegaufkommen eine Systemunterstützung wirtschaftlich ist.

Nicht-monetäre Nutzenaspekte der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung in ERP-Systemen

Ein elektronischer Rechnungsworkflow als Teil eines durchgängigen Purchase-to-Pay-Prozesses bietet nicht nur finanzielle Vorteile. Er entlastet die Mitarbeiter von der monotonen und zeitraubenden Eingabe von Rechnungsdaten in das ERP-System. Dies schafft Freiraum für wertschöpfendere Tätigkeiten und steigert die Motivation. Zudem sorgen digitale Prozesse für ein höheres Maß an Transparenz. Es ist jederzeit klar, in welchem Umfang Eingangsrechnungen vorliegen und in welchem Status sich einzelne Vorgänge befinden. Auch Optimierungspotenziale innerhalb der Geschäftsprozesse lassen sich besser identifizieren.

In 4 Schritten zum digitalen Eingangsrechnungsprozess

Um Rechnungen automatisiert zu verarbeiten und Purchase-to-Pay somit durchgängig zu gestalten, sind im Wesentlichen vier Schritte erforderlich:

  • Scannen der Eingangsrechnungen (nur bei Papier)
  • Zeichenerkennung (OCR)
  • Elektronische Workflow für die Rechnungsprüfung und -freigabe
  • Automatische Archivierung

Sehen wir uns diese Aspekte im Folgenden näher an.

Scannen der Eingangsrechnungen (Papier)

Das Scannen von Eingangsrechnungen ist bereits ein weitverbreiteter Standard. Der Prozessschritt kann wahlweise im inhouse oder auch durch externe Dienstleister durchgeführt werden.

Zeichenerkennung (OCR)

Selbstverständlich darf der digitale Rechnungsworkflow nicht mit dem Scannen von Belegen enden. Vielmehr beginnt die Automatisierung der Abläufe erst mit der Zeichenerkennung. Dies erfolgt mittels OCR (Optical Character Recognition). Wie gut die Erkennungsrate von Rechnungsdaten ist, hängt entscheidend von der eingesetzten Software ab.

Elektronische Workflow für die Rechnungsprüfung und -freigabe

Wichtig ist es, dass nach der Zeichenerkennung ein direkter Abgleich mit den Stamm- und Bewegungsdaten aus dem ERP erfolgt, um die Plausibilität zu prüfen. Im Sinne von Purchase-to-Pay ist an dieser Stelle zudem die automatische Zuordnung zu Bestellungen wichtig. Nur bei Abweichungen zwischen den Rechnungs- und Bestellpositionen ist dann noch eine manuelle Rechnungsprüfung erforderlich. Alle übrigen Vorgänge können vom System eigenständig verbucht werden. Bei Bedarf kann abschließend ein Freigabe-Mechanismus eingebaut greifen. Dieser kann an Wertgrenzen gekoppelt sein, sodass beispielsweise nur höherwertige Rechnungen eine manuelle Freigabe erfordern.

Automatische Archivierung

Neben den zuvor genannten Anforderungen sollte eine Software für die ERP-Eingangsrechnungsverarbeitung auch eine revisionssichere Archivierung von Rechnungsimages und der zugehörigen Dokumente ermöglichen, sodass auch in diesem Prozessschritt keine manuellen Eingriffe mehr erforderlich sind.

Fazit: Erhebliche Optimierungen möglich

Fassen wir zusammen, so bietet die digitalisierte und automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung in Verbindung mit ERP-Systemen wie SAP erhebliche Optimierungspotenziale. Sie entlastet die Mitarbeiter von monotonen Aufgaben, spart Kosten, beschleunigt Prozesse und sorgt gleichzeitig für Transparenz.

Mit unseren Lösungen erreichen Sie all diese Ziele. Zu nennen sind insbesondere die Produkte xFlow Invoice, xFlow Capture, xFlow Archive.

xFlow Invoice ist eine ERP-integrierte Software für die automatische Rechnungsverarbeitung und Rechnungsprüfung. xFlow Capture ist für das effektive Auslesen von Rechnungsdaten mittels Zeichenerkennung zuständig. Für eine automatisierte und revisionssichere Archivierung sorgt xFlow Archive. Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf, um sich beraten zu lassen!