Verarbeitung von Auftragsbestätigungen in SAP mit der WMD xSuite

Bestellt man bei einem Lieferanten möchte man Sicherheit, dass die bestellten Waren auch wirklich in bestellter Menge und Preis bzw. zum angegebenen Termin geliefert werden. Hierzu schickt der Lieferant eine Auftragsbestätigung, welche die genannten Daten bestätigt und man sich gewiss sein kann, dass die Bestellung wie angefordert ausgeführt wird. Doch kann es auch vorkommen, dass die Auftragsbestätigung Abweichungen zur Bestellung aufweist, z.B. ein späterer Liefertermin. Dies muss vom Zuständigen Bearbeiter bzw. Verantwortlichen geprüft und ein etwaige Abweichung akzeptiert/bestätigt werden.

Auftragsbestätigungen können eine große Menge an Dokumenten verursachen, die erfasst, verarbeitet und abgelegt werden müssen. Dabei kann man recht leicht den Überblick über die Flut von Dokumenten, Lieferterminen und Waren verlieren.

Mit dem WMD xSuite Modul xFlow Order Confirmation for SAP können Sie Ihren Prozess zur Verarbeitung von Auftragsbestätigungen vereinfachen, automatisieren und übersichtlicher gestalten.

Die Auftragsbestätigungen können über verschiedene Eingangskanäle wie Scan (Papierbelege), E-Mail (PDF) oder Schnittstellen (XML, etc.) erfasst werden. Die Dokumente werden sofort in einem revisionssicheren Archiv abgelegt. Eine Zeichenerkennungssoftware liest die wichtigsten Informationen automatisiert von den Dokumenten. Die gelesenen Daten sowie die Dokumente werden an SAP übergeben und können dort Überprüft bzw. validiert werden. Dort sieht man auf einen Blick, ob die Werte (Menge, Preis, Termin) der Auftragsbestätigung von den Bestellwerten abweichen. Die Auftragsbestätigungen können dann sofort verbucht und mit der SAP Bestellung verknüpft werden. Bei bei Bedarf kann der Benutzer einen SAP Business Workflow zur Prüfung und Freigabe etwaiger Abweichungen starten.