Die digitale Archivierung von Dokumenten spielt für Unternehmen eine zunehmend wichtige Rolle. Einerseits ist sie für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften relevant, andererseits ist sie ein bedeutsamer Baustein der Digitalisierung und des papierlosen Büros. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) muss daher hohen Ansprüchen genügen. Dies gilt insbesondere in puncto Revisionssicherheit, Flexibilität, Bedienkomfort und Performance. Zudem muss ein reibungsloses Zusammenspiel mit dem vorhandenen ERP-System gewährleistet sein. xFlow Archive wurde exakt anhand dieser Erfordernisse entwickelt. Es unterstützt Sie dabei, alle geschäftskritischen Dokumente und Unternehmensdaten sicher zu archivieren und schnell wieder aufzufinden.

Warum ein elektronisches Dokumentenarchiv?

Die Zeiten, in denen geschäftsrelevante Unterlagen rein in Aktenordnern archiviert wurden, sind längst vorüber. Zwar haben papiergebundene Dokumente auch heute noch Relevanz, sie sind jedoch bei Weitem nicht mehr das einzige Format, in dem Unternehmen Dokumente versenden und erhalten. Auch Dateiformate wie PDF, TIF, Office-Dokumente und E-Mails zählen zum Standard.

Diese Vielfalt stellt Unternehmen vor enorme Herausforderungen. Sie müssen trotz der unterschiedlichen Eingangsszenarien, Systemwelten und Formate sicherstellen, den Vorgaben der Revision, den gesetzlichen Archivierungspflichten und der DSGVO zu entsprechen. Gleichzeitig muss es im Kontext der Digitalisierung das Ziel sein, benötigte Informationen umgehend bereitzustellen. An einem allumfassenden, performanten Dokumentenmanagementsystem (DMS) führt daher kaum noch ein Weg vorbei.

xFlow Archive: Dokumentenarchiv für beliebige Formate und ERP-Systeme

xFlow Archive ist ein revisionssicheres Archivsystem, das insbesondere durch seine universelle Einsetzbarkeit und seine extrem hohe Performance überzeugt. Die hohe Leistungsfähigkeit entsteht durch eine Kombination aus zwei innovativen Technologien:

  • mongoDB: hochperformante Datenbank (NoSQL) speziell für das Dokumentenmanagement
  • Elasticsearch: Datenbank zur Speicherung von Metadaten

Sowohl die Dokumente als auch Metadaten und Anhänge können im Volltext durchsucht werden. Die Ergebnisse stehen praktisch ohne Zeitverzögerung zur Verfügung. Eine aufwendige manuelle Indexierung ist dank der schemafreien Konfiguration von xFlow Archive nicht erforderlich. Vielmehr erfolgt die Indexierung automatisch im Hintergrund. Die leistungsstarke Suche beinhaltet zudem folgende Features:

  • Google-like Search: intelligente Auto-Vervollständigung („Meinten Sie …?“), Suchergebnisse mit ähnlicher Schreibweise
  • Kategorie-Suche und Filter
  • Vorschau-Funktion direkt aus der Trefferliste
  • Magic Fields: automatisches oder manuelles Mapping von Dokumenten (z. B. Zuordnung einer Telefonrechnung zu einem Telekommunikationsvertrag) über Archivgrenzen hinweig.

xFlow Archive unterstützt alle Eingangsszenarien und -formate. Hierzu zählen Scans (Papierrechnungen), PDFs und beliebige Bildformate ebenso wie E-Mails aus Exchange, Office 365 und anderen Mailservern. Eine Integration von Office-Dokumenten ist über die Erweiterung xFlow Interface Office+ realisierbar. Als „Single Instance“ verhindert das Dokumentenmanagementsystem zudem die redundante Ablage von Dateien. Jedes Dokument wird nur ein einziges Mal abgelegt und kann dann mit beliebig vielen Vorgängen verknüpft werden. Ein zeitgleicher Zugriff mehrerer Benutzer ist mit dem Dokumentenarchiv ebenfalls möglich.

Im Übrigen beinhaltet xFlow Archive einen Viewer, mit dem beliebige Dateiformate betrachtet werden können. Dies erspart das Öffnen unterschiedlicher Anwendungen. Der Zugriff auf das Archiv ist auch via Web-Client und Mobile App möglich.

Nicht zuletzt können Dateien und die zugehörigen Felder wahlweise versioniert oder unversioniert gespeichert werden. Wichtige Dokumente lassen sich auf diese Weise direkt und unveränderbar in das revisionssichere Archiv schreiben. Andere Dateien können bis zur finalen Konservierung hingegen mit einer Versionierung ausgestattet sein. Selbstverständlich liefert das DMS bei der Suche stets die neueste Dokumentenversion.

xFlow Archive for SAP

Als elektronisches Archiv eignet sich xFlow Archive auch im Zusammenspiel mit SAP. Die Anbindung erfolgt in diesem Fall über SAP ArchiveLink. SAP-Anwender erhalten mit xFlow Archive for SAP ein Archivsystem mit maximaler Flexibilität und Zuverlässigkeit. Selbstverständlich erfolgt die Speicherung von Daten und Dokumenten revisionssicher.

Die Archivierung kann wahlweise über Scan-Clients, xFlow Interface WebScan oder durch Hochladen mit Bezug zu einem SAP-Vorgang erfolgen. Auch das späte Archivieren, beispielsweise via Barcode, wird unterstützt. Die Suche erfolgt auf einfache Weise über den Volltextindex. Hier ist beispielsweise die Eingabe von Feldwerten wie Rechnungs- und Bestellnummern möglich.

Weitere Ausprägungen von xFlow Archive

xFlow Archive ist nicht nur in Verbindung mit SAP einsetzbar. Es eignet sich zur Anbindung an beliebige ERP-Lösungen – darunter Microsoft Dynamics.

In der Variante xFlow Archive 365 wird das Archivsystem komplett in einer Cloud betrieben. So kann der Betrieb von interner Infrastruktur eingespart werden.

On-Premise, Cloud oder Hybrid: Sie haben die Wahl

xFlow Archive ist in allen gängigen Betriebsmodellen erhältlich. Sie entscheiden selbst, welchen der folgenden Ansätze Sie nutzen möchten:

  • On-Premise: lokale Installation in Ihrem Hause oder in Ihrer Private Cloud
  • Cloud: sicherer Betrieb in einem deutschen Rechenzentrum der WMD Group
  • Hybrid Cloud: Replikat des On-Premise-Archives wird in der WMD-Cloud gespeichert (z. B. als Back-up)

Fazit: Schnell, sicher, universell

Als rechtssicherer Langzeitspeicherort eignet sich xFlow Archive für sämtliche Dokumente und Daten, die in Ihrem Unternehmen vorkommen. Hierzu zählen Ausgangsbelege Ihres ERP-Systems ebenso wie Eingangsrechnungen, E-Mail-Korrespondenzen und Office-Dokumente. Im Vergleich zu anderen Dokumentenmanagementsystemen hebt sich xFlow Archive außerdem durch die erstaunliche Suchgeschwindigkeit positiv hervor. Ein weiterer Pluspunkt ist der Volltextindex. Er macht eine manuelle Verschlagwortung überflüssig und sorgt gleichzeitig für maximale Flexibilität bei der Suche.

Die kostengünstige Enterprise Lizenz bietet Ihnen unbegrenzte Benutzer und die Speicherung einer unbegrenzten Anzahl von Dokumenten zu einem sehr günstigen Preis. Quasi ein Archiv zur „Flat-Rate“.

Sie interessieren sich für die Archivierung mit xFlow Archive? Dann lassen Sie sich jetzt zu den zahlreichen Einsatzmöglichkeiten beraten! Wir freuen uns auf Ihren Anruf oder Ihre E-Mail!