Die automatisierte Zeichenerkennung auf Basis von OCR ist für die Digitalisierung von Dokumenten und deren Weiterverarbeitung in SAP unerlässlich. Besondere Relevanz hat die Technologie bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Um die vollen Potenziale entsprechender Prozessautomatisierungen zu erschließen, muss die eingesetzte Zeichenerkennungssoftware jedoch hohen Ansprüchen in puncto Performance und Lesequalität genügen. Hier setzt die leistungsfähige Lösung xFlow Capture an.

Wie funktioniert optische Zeichenerkennung (OCR)?

Die optische Zeichenerkennung, englisch Optical Character Recognition (OCR), ist ein IT-gestütztes Verfahren zur Erkennung von Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen und Barcodes innerhalb von Bildern. Zeichenerkennungssoftware sorgt also dafür, dass schriftliche Informationen aus Bildern in ein Format überführt werden, welches von Folgesystemen wie SAP verwertet werden kann.

Aus technischer Sicht bildet stets eine Bilddatei (PDF, TIF) den Ausgangspunkt. Sie kann von Eingabegeräten wie einem Scanner, einer Digitalkamera oder einem Faxgerät stammen. Danach folgt OCR-Software im Regelfall folgenden Schritten:

  1. Erkennung der Dokumentenstruktur: Unterteilung des Images in Bereiche wie Textblöcke, Bilder und Tabellen
  2. Mustererkennung: Korrektur von Pixelfehlern, Musterabgleich mit einer Datenbank, intelligente Zeichenkorrektur, ggf. intelligente Wortkorrektur, Ausgabe nicht erkannter Zeichen
  3. Umwandlung in ein Ausgabeformat: Ausgabe der erkannten Daten in ein definiertes Dateiformat oder eine Datenbank

xFlow Capture: die Features im Überblick

Auch xFlow Capture folgt dem zuvor genannten dreistufigen Verfahren. Zum Scannen von Belegen wird die Komponente xFlow Capture Scan Client verwendet. Für das Auslesen der Daten ist hingegen xFlow Bus zuständig. Hierbei handelt es sich um eine Zeichenerkennungssoftware, die auf der leistungsstarken OCR-Technologie von IRISPowerscan basiert.

Nach dem Scannen betrachtet xFlow Capture zunächst die ganze Seite und nutzt dann ein Freiformverfahren, um relevante Belegmerkmale im Volltext zu erkennen. Die Besonderheit: Zur Validierung der Lese-Ergebnisse erfolgt ein direkter Abgleich mit den Stamm- und Bewegungsdaten des angeschlossenen SAP-Systems. Somit lassen sich beispielsweise Kreditoren anhand eindeutiger Merkmale wie Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder IBAN erkennen.

Relevante Rechnungsinformationen werden auf dem Rechnungsimage farblich markiert. Im zweiten Schritt können die Daten dann (automatisch oder manuell) in einen SAP-Beleg übernommen werden. Eine Vollständigkeitsprüfung sichert hierbei den reibungslosen Ablauf. Sowohl die Rechnungsdaten als auch das Rechnungsimage liegen sofort in SAP vor. Folgeprozesse wie die Rechnungsprüfung und -freigabe können ohne Zeitverzug starten.

Existieren Informationen, die bei einem bestimmten Kreditor häufig nicht erkannt werden, so können Anwender das System gezielt trainieren.

Geeignet für alle Formate

xFlow Capture verarbeitet nicht nur gescannte oder per E-Mail übermittelte Dokumente. Es eignet sich auch für Belege, die bereits ein maschinenlesbares Format haben. Nur ein Beispiel ist die XML-Struktur von ZUGFeRD-Rechnungen, welche von der Software automatisch erkannt und entsprechend weiterverarbeitet wird.

Im Übrigen kann die Zeichenerkennungssoftware auch für die Verarbeitung von Lieferanten-Auftragsbestätigungen genutzt werden. Einige Unternehmen verwenden das System sogar, um Kundenbestellungen auszulesen.

OCR-Rechnungsverarbeitung mit SAP: der Prozess

Mit xFlow Capture erreichen Sie nicht nur eine Digitalisierung von Dokumenten. Sie automatisieren einen entscheidenden Schritt innerhalb Ihres Purchase-to-Pay-Prozesses: die SAP-integrierte Validierung von Eingangsrechnungen. Der Ablauf stellt sich wie folgt dar:

  • Schritt 1: Scannen oder Importieren von Rechnungen (alle Formate wie Papier, PDF, XML und Fax)
  • Schritt 2: Automatische Zeichenerkennung (es wird keine Vorlage benötigt, alle relevanten Informationen werden automatisch extrahiert)
  • Schritt 3: Verifizierung (die Rechnungsdaten werden anhand definierbarer Regeln mit Ihrem SAP-System abgeglichen, um die Erkennungsqualität zu sichern)
  • Schritt 4: Datenübergabe nach SAP (die Rechnungsdaten stehen umgehend in Ihrem ERP-System sowie im angeschlossenen Archiv zur Verfügung)
  • Schritt 5: Validierung der Ergebnisse durch Benutzer in SAP

Ihre Vorteile im Überblick

Aus dem zuvor skizzierten Prozess ergeben sich zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen. Insbesondere profitieren Sie von dem Echtzeit-Datenaustausch zwischen SAP und xFlow Capture. Diese Integration sorgt dafür, dass OCR-Ergebnisse sofort validiert werden können. Gleichzeitig können Sie aus der Software direkt in Kreditorenstammdaten oder SAP-Belege wie Bestellungen abspringen. Abweichungen auf Positionsebene (etwa beim Wareneingang) lassen sich somit schneller bearbeiten. Als weitere Vorteile sind zu nennen:

  • Anzeige von Daten (z. B. Belegdatum) direkt auf dem Rechnungsbild
  • Übernahme von Rechnungsinformationen in einen SAP-Beleg
  • Image ist direkt nach dem Scannen in SAP vorhanden und wird mit Lesedaten angereichert
  • Automatisierte Vollständigkeitsprüfung und Prüfung auf doppelte Erfassung
  • Hervorragende Lesequalität durch aktuellste OCR-Technologie

xFlow Bus: Leistungsfähige Technologie auf Basis von Canon IRISPowerscan

xFlow Bus ist das Herzstück von xFlow Capture. Die Komponente ist unter anderem für die Zeichenerkennung zuständig und basiert auf der leistungsfähigen Canon-Technologie IRISPowerscan. Für hohe Performance sorgen eine 64-Bit-Architektur sowie die Power Image Processing Technology, welche die CPU-Nutzung optimiert. Das Scannen und Verarbeiten von Belegen wird hierdurch signifikant beschleunigt. Für eine hohe Erkennungsqualität sorgen mehrere Technologien – darunter auch ICR (Intelligent Character Recognition), die intelligente Erkennung semantischer Zusammenhänge.

Installiert wird xFlow Bus auf einem Windows Server in Ihrem Hause, alternativ können Sie auch unsere Cloud-Lösung nutzen und somit auf eigene Infrastruktur verzichten. Dort nimmt die Komponente alle gescannten Dokumente oder per E-Mail eingehende Rechnungen entgegen und liest die Daten mittels OCR aus. Anschließend erfolgt eine Speicherung in einer standardisierten Datenbank.

xFlow Scan Client: Die Scan-Anwendung

Eine weitere wichtige Komponente von xFlow Capture ist xFlow Scan Client. Sie ist dafür zuständig, eingehende Papierrechnungen zu scannen. Hierfür wird xFlow Scan Client auf einem Computer mit angeschlossenem Lesegerät installiert. Es werden Scanner zahlreicher Hersteller unterstützt.

Fazit: Ideale Zeichenerkennungssoftware für SAP-Anwenderunternehmen

In Summe kann xFlow Capture als optimale Lösung zur Digitalisierung von Dokumenten in Verbindung mit SAP-Systemen bezeichnet werden. Hierfür sorgt die Kombination aus innovativer OCR-Technologie und nahtloser SAP-Integration. Das perfekte Zusammenspiel der beiden Komponenten ermöglicht es Ihnen, Ihren Eingangsrechnungsprozess signifikant zu verbessern.

Sie interessieren sich für den Einsatz von xFlow Capture? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf! Unser freundliches Team berät Sie gerne.