ERP-Systeme und Microsoft Office gehören in zahlreichen Unternehmen zu den Standard-Anwendungen. In beiden Systemwelten entstehen Belege und Dokumente, die zusammengehören. Hier setzt xFlow Interface Office+ an. Die Lösung ermöglicht es, Office-Elemente komfortabel mit Objekten aus ERP-Systemen wie SAP zu verknüpfen.

Microsoft-Office-Integration sorgt für hohen Bedienkomfort

xFlow Interface Office+ ist ein Add-on der Schnittstellenlösung xFlow Interface. Die Software ermöglicht nicht nur eine SAP-Office-Integration, sondern ist auch in Verbindung mit anderen ERP-Systemen einsetzbar. Nach der Installation tritt xFlow Interface Office+ in Form einer Schaltfläche in Word, Excel, Outlook und dem Windows Explorer in Erscheinung. Per Klick haben Anwender somit die Möglichkeit, eine Dokumenten-Verknüpfung mit SAP-Objekten herzustellen.

Verknüpfung mit SAP-Objekten: der Prozessablauf

xFlow Office+ kommuniziert direkt mit dem angebundenen ERP-System. Die Übertragung und Archivierung von Dokumenten läuft in folgenden Schritten ab:

  • Schritt 1: Office-Dokument öffnen (z. B. E-Mail in Outlook, CSV- oder XML-Datei, Word-Dokument)
  • Schritt 2: Klick auf die Schaltfläche innerhalb der Office-Anwendung
  • Schritt 3: Individuell konfigurierbare Maske zur Dateneingabe wird geöffnet
  • Schritt 4: Aufruf eines SAP-Vorgangs (z. B. über Rechnungsnummer oder Kundennummer)
  • Schritt 5: Verknüpfung mit SAP-Objekt abschließen

Alternativ kann die SAP-Office-Integration auch via Drag & Drop auf dem Windows Desktop genutzt werden. In diesem Fall zieht der Anwender die benötigten Office-Dateien auf eine Fläche, wodurch die Eingabemaske geöffnet wird.

xFlow Interface Office+: Features und Vorteile

xFlow Interface Office+ zeichnet sich neben der nahtlosen SAP-Integration auch durch seine Flexibilität aus. Die Datenerfassungsmaske lässt sich optisch und inhaltlich anpassen. Hierdurch ist es unter anderem möglich, Indexdaten, Metadaten oder Schlagwörter zu einem Vorgang zu erfassen. Auch Pflichtfelder, Feldprüfungen und Datenbankabfragen sind realisierbar.

Mit xFlow Interface Office+ lassen sich neben ERP-Lösungen auch Archive und Workflowsysteme anbinden. Als zusätzliches Feature wird eine Formatkonvertierung – beispielsweise nach PDF/A – mitgeliefert.

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