Zahlreiche Unternehmen haben Ihren Beschaffungsprozess mithilfe von SAP bereits digitalisiert. Ein Schritt ist jedoch nach wie vor durch manuelle Eingriffe geprägt: die Auftragsbestätigungsverarbeitung. Der hohe Aufwand entsteht, da Bestätigungen von Lieferanten in unterschiedlichsten Ausprägungen und über verschiedene Kanäle eingehen. Mit xFlow Order Confirmation verarbeiten Sie sämtliche Auftragsbestätigungen unabhängig vom Format. Sie realisieren zudem einen automatischen Abgleich mit vorliegenden Bestellungen. Somit schließen Sie eine wesentliche Effizienzlücke in Ihrem Procurement-Prozess.

Der Auftragsbestätigungsprozess im Überblick

Bestellungen müssen von Lieferanten exakt beliefert werden. Dies gilt für die bestellten Artikel ebenso wie für Bestellmengen und -termine. Mit seiner Auftragsbestätigung (AB) sichert der Lieferant zu, dass diese Anforderungen eingehalten werden. Im Falle von Abweichungen zwischen Bestellung und Bestellbestätigung sind zudem schnelle Reaktionen gefordert, um den laufenden Betrieb nicht zu gefährden. Aus diesen Gründen ist es notwendig, den nachfolgend skizzierten Prozess zeitnah und lückenlos zu absolvieren.

  • Schritt 1: Bedarfs- bzw. Bestellanforderung
  • Schritt 2: Anfrage an Lieferanten senden, Angebot erhalten (optional)
  • Schritt 3: Anlegen einer Bestellung
  • Schritt 4: Übermittlung der Bestellung an den Lieferanten
  • Schritt 5: Auftragsbestätigung empfangen
  • Schritt 6: Abgleich von Bestellung und Auftragsbestätigung
  • Schritt 7: Auf eventuelle Abweichungen reagieren (akzeptieren oder klären), ggf. Bestellung ändern
  • Schritt 8: Verbuchen der Auftragsbestätigung

Die Schritte 1 bis 4 lassen sich mithilfe von SAP-Systemen papierlos durchlaufen. Anders stellt sich die Situation ab Schritt 5 dar. An dieser Stelle gehen in der Praxis große Mengen an Dokumenten per Papier, E-Mail oder elektronischer Schnittstelle ein. Der Überblick geht in solchen Szenarien schnell verloren. Mit xFlow Order Confirmation for SAP können Unternehmen dieser Herausforderung effizient begegnen.

xFlow Order Confirmation: signifikante Optimierung der Auftragsbestätigungsverarbeitung in SAP

xFlow Order Confirmation deckt alle relevanten Eingangskanäle einer Auftragsbestätigung ab. Hierzu zählen Scans (Papierrechnungen) ebenso wie E-Mails (PDF-Rechnungen) und elektronische Formate wie XML. Sämtliche Bestellbestätigungen werden umgehend in einem revisionssicheren Archiv abgelegt. Das Auslesen aller relevanten Informationen erfolgt mithilfe von OCR (Zeichenerkennung). Mit den extrahierten Daten erfolgt anschließend eine automatische Plausibilitätsprüfung. Diese beinhaltet unter anderem die rechnerische Richtigkeit der Bestellbestätigung. Zudem werden die ausgelesenen Informationen mit Ihrem SAP-System abgeglichen – etwa auf Basis der Bestellnummer. Im Standard bezieht sich der automatische Abgleich auf Mengen, Preise und Liefertermine. Es können jedoch auch individuelle Werte wie die Lieferadresse in den Abgleich aufgenommen werden.

Ihre Mitarbeiter erhalten die digitalisierte Auftragsbestätigung anschließend zur weiteren Validierung im SAP-System. Der Validierungsvorgang wird durch farbliche Markierungen auf dem Bild der Bestellbestätigung unterstützt. Etwaige Abweichungen zur Bestellung sind dank einer Ampelfunktion sofort ersichtlich.

Weitere Features von xFlow Order Confirmation sind:

  • Möglichkeit zum direkten Absprung in eine Bestellung
  • SAP-integrierter Viewer
  • Übernahme von AB-Daten in die SAP-Oberfläche per Mausklick
  • Trainingsfunktion zur Erkennungsoptimierung von Lieferanten und Feldern
  • Automatische Archivierung vorgangsrelevanter Dokumente via ArchiveLink (z. B. ausgehende E-Mails, Angebote und AGB)
  • Verarbeitung auch von Lieferavisen
  • Zentrales Monitoring aller erfassen Auftragsbestätigungen

Vereinfachung auch bei Abweichungen

Weicht die Auftragsbestätigung von der Bestellung ab, so können Bestellpositionen angepasst oder gelöscht werden. Auch eine Stornierung der gesamten Bestellung ist möglich. Bei Bedarf kann der Vorgang außerdem über einen Workflow an definierte Mitarbeiter oder Gruppen weitergeleitet werden, um die Differenz zu klären. Der Vorgangsempfänger benötigt hierfür nicht zwingend einen SAP-Zugang, da xFlow Order Confirmation auch über eine Web-Oberfläche genutzt werden kann. Sämtliche Workflow-Schritte werden dokumentiert und sind somit transparent nachvollziehbar.

Reduzierter Aufwand, Schnelligkeit und Revisionssicherheit in Kombination

In Summe vereint xFlow Order Confirmation for SAP zahlreiche Vorteile. Zu nennen ist zunächst die deutliche Reduzierung des Erfassungsaufwands von Auftragsbestätigungen. Gleichzeitig realisieren Sie durch die Datenextraktion und den automatischen Abgleich einen vollständig papierlosen Prozess. Darüber hinaus sorgt die SAP-zertifizierte Lösung dafür, dass Sie auf Abweichungen schnell reagieren und umgehend eine Klärung herbeiführen können. Nicht zuletzt gewährleistet xFlow Order Confirmation mit seiner durchgängigen Protokollierung und Nachvollziehbarkeit ein hohes Maß an Revisionssicherheit.

Gerne zeigen wir Ihnen, wie auch Sie Ihre Auftragsbestätigungsverarbeitung mit xFlow optimieren können. Kontaktieren Sie uns jetzt per E-Mail oder Telefon, um ein unverbindliches Beratungsgespräch zu vereinbaren!