Unternehmen, die Ihren Beschaffungsprozess digitalisieren, senken ihre Prozesskosten erheblich und realisieren gleichzeitig eine zielgerichtete Steuerung Ihre Einkaufsaktivitäten. Um diese Potenziale vollumfänglich zu erschließen, ist ein papierloser Bestellprozess – von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung – erforderlich. In diesen Ablauf müssen auch Mitarbeiter ohne SAP-Zugang einbezogen werden können. Hohe Bedeutung haben zudem elektronische Kataloge und die Vernetzung mit Lieferanten. Mit xFlow Procurement bilden Sie diese Schritte auf einfache Weise ab und schließen somit die letzten Digitalisierungslücken in Ihrem Bestellworkflow.

Beschaffungsprozess: Schritte und Herausforderungen im Überblick

Der Beschaffungsprozess ist insbesondere in größeren Organisationen mit hohem Aufwand verbunden. Er beginnt im Regelfall beim Bedarfsträger, beinhaltet individuelle Genehmigungsverfahren und endet beim Auslösen der Bestellung. Im Einzelnen stellen sich die Schritte beim Einsatz von SAP-Systemen wie folgt dar:

  • Schritt 1: Bedarfsmeldung durch Bedarfsträger (ggf. in Papierform)
  • Schritt 2: Prüfung und Freigabe der Bedarfsmeldung (ggf. in Papierform)
  • Schritt 3: Anlegen einer Bestellanforderung
  • Schritt 4: Lieferantenauswahl und Erstellen einer Bestellung
  • Schritt 5: Freigabe der Bestellung (optional, teils abhängig von Wertgrenzen)
  • Schritt 6: Übermittlung der Bestellung an den Lieferanten

Alternativ kann der Bestellprozess über ein Katalog- oder Shopsystem abgewickelt werden.

Wenn Sie ein SAP-System nutzen, wissen Sie, dass nur Teile des skizzierten Workflows in der ERP-Software abbildbar sind: die Bestellanforderung, die Bestellung und gegebenenfalls die Bestellübermittlung. Alle anderen Prozessschritte werden entweder papiergestützt oder über Drittsysteme durchlaufen. Händische Eingriffe und ein geringer Automatisierungsgrad sind eher die Regel als die Ausnahme. xFlow Procurement ersetzt die manuellen Schritte durch digitale Funktionen und ermöglicht es Ihren individuellen Beschaffungsprozess zu digitalisieren.

xFlow Procurement: leistungsstarke Funktionen für den digitalen Bestellworkflow

xFlow Procurement for SAP ist eine Best-Practice-Lösung, die nahtlos mit der SAP-Materialwirtschaft (MM) zusammenarbeitet. Ebenso ist eine native Integration in SAP S/4HANA möglich. Die Software bezieht sowohl SAP- als auch Non-SAP-Anwender in den Beschaffungsprozess mit ein. Der gesamte Bestellprozess lässt sich individuell abbilden. Hierfür können folgende Bausteine entsprechend Ihren Anforderungen zusammengesetzt und auch außerhalb des ERP-Systems (via xFlow Web oder Fiori Apps) genutzt werden:

  • Erstellen von Bedarfsmeldungen
  • Prüfung und Freigabe von Bedarfsmeldungen
  • Erstellen von Bestellanforderungen
  • Prüfung und Freigabe von Bestellanforderungen
  • Automatisches oder manuelles Erstellen von Bestellungen
  • Prüfung und Freigabe von Bestellungen
  • Vervollständigen und Ändern sämtlicher Beschaffungsbelege
  • Weitere unternehmensindividuelle Workflowschritte über User-Exits

Für geordnete Abläufe sorgt ein Rollenkonzept, über das Zuständigkeitsbereiche und Vertreterregelungen im Detail definiert werden können. Hierfür werden Wertgrenzen in Verbindung mit unterschiedlichen Objekten wie Kostenstellen, Bestellarten, Einkaufsorganisationen, Einkäufergruppen, Lieferanten und Aufträgen herangezogen.

Shop-Anbindung und volle Transparenz

xFlow Procurement ist nicht nur ein SAP-integriertes Tool, sondern ermöglicht auch die Anbindung von Online-Shopsystemen der Lieferanten via OCI. Die Anwender wählen im Shop die benötigten Artikel aus. Danach lässt sich der Warenkorb vollständig nach xFlow übermitteln und in den sich anschließenden Freigabeprozess überführen.

Darüber hinaus stellt xFlow Procurement ein zentrales Monitoring bereit. Es liefert vollständige Transparenz zu aktuellen Beschaffungsprozessen und deren Status. Auch die Einhaltung definierter Zuständigkeiten wird auf diese Weise sichergestellt. Jeder abgeschlossene Bestellprozess wird außerdem in Form eines PDF-Dokuments revisionssicher protokolliert und beim jeweiligen Bestellvorgang archiviert.

xFlow Procurement vervollständigt den Purchase-to-Pay-Prozess

Purchase-to-Pay (kurz: P2P) ist ein Begriff, mit dem sich derzeit zahlreiche Unternehmen auseinandersetzen. Gemeint ist der gesamte Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung der Lieferantenrechnung. Mit xFlow Procurement bilden Sie den ersten Teil des Purchase-to-Pay-Prozesses digital ab. Für die Folgeschritte stehen weitere leistungsfähige Produkte aus der xSuite zur Verfügung. In der Übersicht stellt sich dies wie folgt dar:

  1. Beschaffung (Bestellanforderung, Freigaben, Bestellung): xFlow Procurement
  2. Auftragsbestätigungen der Lieferanten automatisiert verarbeiten: xFlow Order Confirmation
  3. Digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen aller Formate: xFlow Invoice

Jetzt beraten lassen und Beschaffungsprozess digitalisieren!

Fassen wir zusammen, so realisieren Sie mit der SAP-zertifizierten Lösung xFlow Procurement eine Ablösung papiergebundener und manueller Prozesse in Ihrer Beschaffung. Sie erfassen Bestellanforderungen wesentlich schneller und minimieren Rückfragen. Zudem binden Sie über ein intuitives Web-GUI auch Mitarbeiter in den Bestellworkflow ein, die keinen SAP-Zugang besitzen. Nicht zuletzt verbessern Sie die Vernetzung mit Ihren Lieferanten.

Sie interessieren sich für eine Optimierung Ihrer Beschaffung? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf, um sich beraten zu lassen!