Elektronische Rechnungen im B2B-Bereich: Die Zukunft beginnt 2025
In Deutschland steht eine bedeutende Veränderung im Bereich der Rechnungsstellung bevor, insbesondere im B2B-Sektor. Elektronische Rechnungen sollten zukünftig verpflichtend sein. Das kürzlich verabschiedete Wachstumschancengesetz, das am 17.11.2023 vom Bundestag verabschiedet wurde, sieht umsatzsteuerrechtliche Regelungen vor, die die verpflichtende Einführung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich regeln sollen. Der Bundesrat hat jedoch am 24.11.2023 das Gesetz in den Vermittlungsausschuss verwiesen, was weitere Diskussionen über die geplanten Änderungen bedeutet.
Hintergrund der Gesetzesänderung
Die Initiative kommt im Rahmen der EU-Kommission und ihrer ViDA-Initiative. Ziel ist es, ein elektronisches Meldesystem zu implementieren, das unter anderem die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen ersetzen soll. Der Zeitplan sieht vor, dass diese Änderungen bis 2028 umgesetzt werden. Bereits ab 2024 ist eine überarbeitete Definition des Begriffs „Elektronische Rechnungen“ geplant.
In Deutschland wurde seit Mitte April ein Diskussionsentwurf über die obligatorische elektronische Rechnungsstellung zirkuliert. Dieser Entwurf fand Eingang in den Referentenentwurf des Wachstumschancengesetzes und anschließend in den Regierungsentwurf. Die Umsetzung der E-Rechnungspflicht erforderte eine ausdrückliche Genehmigung durch den EU-Rat, die im Juli 2023 erfolgte.
Elektronische Rechnungen – Was ändert sich?
Die geplanten Änderungen bringen neue Begriffsdefinitionen mit sich. Ab dem 1.1.2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen (eRechnungen) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Eine E-Rechnung wird als strukturiertes elektronisches Format definiert, das der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.
Wichtig ist, dass das strukturierte elektronische Format auch zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbart werden kann. In diesem Fall müssen die erforderlichen Angaben nach dem Umsatzsteuergesetz in ein Format extrahiert werden, das der europäischen Norm entspricht.
Ab 2025 gilt: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung wird nicht mehr als E-Rechnung akzeptiert.
Verpflichtung zur E-Rechnungstellung
Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmer erbringen, sind ab dem 1.1.2025 zur elektronischen Rechnungstellung verpflichtet. Diese Verpflichtung betrifft B2B-Umsätze, bei denen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.
Die Übergangsregelungen ermöglichen Unternehmen bis Ende 2026, Papierrechnungen für B2B-Umsätze zu verwenden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind in diesem Zeitraum ebenfalls zulässig, jedoch nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers. Bis Ende 2027 bleiben diese Regelungen bestehen, jedoch unter der zusätzlichen Bedingung, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR hat.
Ab 2028 sind die neuen Anforderungen verbindlich.
Was gilt für Rechnungsempfänger?
Ab dem 1.1.2025 müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Anders als bisher ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers nicht mehr für alle E-Rechnungen erforderlich.
Ausnahmen und Ausblick
Nicht alle Rechnungen müssen elektronisch sein. Kleinbetragsrechnungen und bestimmte andere Fälle können weiterhin in Papierform übermittelt werden.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht mag eine Herausforderung für Unternehmen darstellen, bietet jedoch erhebliche Effizienzvorteile. Die Umstellung erfordert Zeit und Ressourcen, daher ist es ratsam, frühzeitig Projektstrukturen zu implementieren.
Der Bundesrat hat eine Verschiebung der Umsetzung um zwei Jahre vorgeschlagen, da Zweifel an der rechtzeitigen technischen Umsetzung bestehen. Dieser Vorschlag könnte auch die geplante Einführung eines transaktionsbasierten grenzüberschreitenden Meldesystems beeinflussen.
Die Zeit drängt, und Unternehmen sollten sich auf die unausweichliche Änderung vorbereiten, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu nutzen.
