Beschaffungsprozess

digitalisieren und automatisieren

Trotz zahlreicher technologischer Möglichkeiten ist der Beschaffungsprozess in vielen Unternehmen auch heute noch von manuellen Eingriffen geprägt. Dies geht mit einem enormen Aufwand einher, der oftmals nicht im Verhältnis zum eigentlichen Bestellwert steht. Das Ziel muss es daher sein, sämtliche Schritte des Bestellprozesses zu optimieren und zu automatisieren – sowohl intern als auch in der Kommunikation mit den Lieferanten. Welche Herausforderungen damit verbunden sind und welchen Mehrwert ein elektronischer Beschaffungsprozess im Einzelnen bietet, erfahren Sie hier.

Purchase-to-Pay – von der Beschaffung zur Bezahlung

Tagtäglich durchlaufen Unternehmen den sogenannten Purchase-to-Pay-Prozess – teils auch Procurement-to-Pay oder kurz P2P genannt. Dieser Ablauf beginnt bei der Bedarfsmeldung, erstreckt sich über die Bestellung, Auftragsbestätigung und Lieferung und endet schließlich beim Ausgleich der Lieferantenrechnung. Wir möchten uns auf die erste Hälfte von Purchase2Pay konzentrieren: den Beschaffungsprozess.

1. Bedarfsmeldung bzw. Bestellanforderung
2. Prüfung und Genehmigung der Anforderung
3. Lieferantenauswahl und Auslösen der Bestellung
4. Auftragsbestätigung des Lieferanten empfangen
5. Ware empfangen und Wareneingang anhand des Lieferscheins buchen

6. Rechnungseingang (meist Papier, E-Mail oder Datenformat)
7. Rechnungsprüfung, Zuordnung der Rechnung zur Bestellung
8. Genehmigung der Rechnung
9. Buchung und Bezahlung der Rechnung
10. Archivierung der Rechnung gemäß gesetzlichen Vorgaben

Die Schritte 1-5 stellen die wichtigsten Teile des Bestellprozesses dar. Die Vielzahl der einzelnen Vorgänge, die in unterschiedlichen Abteilungen des Unternehmens stattfinden und zahlreiche Mitarbeiter involvieren, macht den Beschaffungsprozess äußerst komplex. Erschwerend kommt hinzu, dass der vorgegebene Ablauf oftmals auch dann einzuhalten ist, wenn es sich um äußerst geringwertige Artikel handelt. Hierzu zählt insbesondere der indirekte Bedarf (z.B. Büromaterial, Hilfsstoffe).

Wenn Sie ein SAP-System nutzen, wissen Sie, dass nur Teile des skizzierten Workflows in der ERP-Software abbildbar sind: die Bestellanforderung, die Bestellung und gegebenenfalls die Bestellübermittlung. Alle anderen Prozessschritte werden entweder papiergestützt oder über Drittsysteme durchlaufen. Händische Eingriffe und ein geringer Automatisierungsgrad sind eher die Regel als die Ausnahme.

Enorme Potenziale durch Digitalisierung und Automatisierung

Zu den Kosten des Purchase-to-Pay-Prozesses existieren zahlreiche Studien. So geht eine Untersuchung der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (Quelle) davon aus, dass der oben skizzierte Prozess inkl. der Eingangsrechnungsverarbeitung ca. 115 Euro kostet, sofern er manuell durchlaufen wird. Eine vollständige Digitalisierung würde die Kosten gemäß der Studie annähernd halbieren. Abhängig von der Anzahl der Bestellungen ergeben sich hieraus Einsparungsmöglichkeiten, die schnell mehrere zehntausend oder gar mehrere hunderttausend Euro betragen können. Bereits dieses enorme finanzielle Potenzial ist Grund genug, sich näher mit der Digitalisierung des Beschaffungsprozesses auseinanderzusetzen.

Es ergeben sich jedoch noch weitere Vorteile, wenn Formulare, E-Mails und manuelle Systemeingaben durch digitale Lösungen ersetzt werden.

Minimierung von Fehlerquellen
Transparenzsteigerung in der Beschaffung
Gezielte Steuerung von Beschaffungsaktivitäten (kein sog. Maverick Buying)
Sicherstellung von Lieferterminen, keine Gefährdung nachfolgender Prozesse (z.B. Produktion)
Einhaltung von Compliance-Richtlinien
Beschleunigte Freigaben

Der Weg zum digitalen Bestellprozess

Die meisten Unternehmen nutzen heute ERP-Systeme wie SAP, um ihren Bestellprozess abzubilden. Zwei wichtige Elemente sind in diesem Fall bereits digitalisiert: die Bestellanforderung und die Bestellung. Zwischen und nach diesen Schritten existieren jedoch viele manuelle, teils sogar papiergebundene Prozessschritte. Hierzu zählen die Prüfung und Freigabe der Bedarfsmeldung, die Lieferantenauswahl, die Erstellung und Übermittlung der Bestellung, das Verarbeiten der Lieferanten-Auftragsbestätigungen sowie die Zuordnung von Wareneingängen zu Bestellungen. Mit modernen Tools lassen sich all diese Schritte nicht nur im System abbilden, sondern in weiten Teilen auch automatisieren.

Unsere Lösungen für Ihren Purchase-to-Pay-Prozess

Purchase-to-Pay oder auch Procurement-to-Pay (kurz: P2P) ist ein zentraler Prozess in jedem Unternehmen. Angefangen mit der Beschaffung, über die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen bis zur Bezahlung von Eingangsrechnungen.

Die xSuite deckt alle Teile des Procurement-to-Pay Prozesses ab. Angefangen mit der Beschaffung, über die Behandlung von Auftragsbestätigungen bis zur Verarbeitung und Bezahlung von Eingangsrechnungen.

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Gerne zeigen wir Ihnen unsere Lösungen bei einer Live-Demo.
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Beschaffungsprozess

Purchase-to-Pay – von der Beschaffung zur Bezahlung

1. Bedarfsmeldung bzw. Bestellanforderung

2. Prüfung und Genehmigung der Anforderung

3. Lieferantenauswahl und Auslösen der Bestellung

4. Auftragsbestätigung des Lieferanten empfangen

5. Ware empfangen und Wareneingang anhand des Lieferscheins buchen

6. Rechnungseingang (meist Papier, E-Mail oder Datenformat)

7. Rechnungsprüfung, Zuordnung der Rechnung zur Bestellung

8. Genehmigung der Rechnung

9. Buchung und Bezahlung der Rechnung

10. Archivierung der Rechnung gemäß gesetzlichen Vorgaben

Enorme Potenziale durch Digitalisierung und Automatisierung

Minimierung von Fehlerquellen

Transparenzsteigerung in der Beschaffung

Gezielte Steuerung von Beschaffungsaktivitäten (kein sog. Maverick Buying)

Sicherstellung von Lieferterminen, keine Gefährdung nachfolgender Prozesse (z.B. Produktion)

Einhaltung von Compliance-Richtlinien

Beschleunigte Freigaben

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