Erfolgsgeschichte bei BHDT

Neue Rolle der IT

Das international tätige Unternehmen ist in Bezug auf IT und weitgehend automatisierter Produktionsabläufe nach Industrie 4.0 grundsätzlich sehr gut aufgestellt. „Wir sind für unsere Unternehmensgröße unheimlich modern und haben die letzten Jahre intensiv an der Digitalisierung unserer Prozesse gearbeitet.“, erklärt DI Christoph Krenker, Chief Information Officer bei BHDT und der Dr. Aichhorn Group.

Die eigentliche Herausforderung für sein IT-Team besteht in der richtigen Partnerwahl: „Das beste Produkt und den besten Partner finden. “ Entsprechend sieht Krenker auch seine und die Rolle seiner Abteilung: „Wir treiben gemeinsam mit der Geschäftsführung die Digitalisierung im Haus voran. Darauf sind wir stolz. Wir sehen uns nicht als klassische IT Abteilung, sondern als Digitalisierungsabteilung“. Erklärend fügt er hinzu: „Unsere Geschäftsführung hat sehr viel Verständnis für IT. Nicht nur was das spezifische Fachwissen betrifft, auch die Bedeutung der Digitalisierung von Prozessabläufen und von Investitionen in solide Softwarelösungen ist im Unternehmen schon vor langer Zeit verstanden worden.“.

Seit dem Aufkommen von I4.0 liegt der Fokus auf voll digitalisierter Produktion und Fertigung. Mit dem Ergebnis, dass grundsätzlich auch eine hohe Kostentransparenz besteht.

Die beste Lösung braucht den besten Partner

Anlass für das abgelaufene Projekt, die Workflow-Automatisierung im Rechnungswesen, war, dass die Freigabe von Rechnungen in vielen Fällen noch in Papierform bzw. mit von den Abteilungen individuell erstellten Dokumenten-Scans durchgeführt wurde. Mit allen sich daraus ergebenden Konsequenzen wie mangelnde Transparenz, Nachverfolgung oder Freigabe. Daher wurde eine einheitliche Workflow-Lösung gesucht und war in der „xSuite“ auch rasch gefunden. Denn die gleichnamige Lösung des deutschen Herstellers xSuite Group GmbH, der das Thema Eingangsrechnungsverfahren innerhalb von SAP als seine Kernkompetenz bezeichnet, ist darauf ausgelegt, die Plausibilitäts- und Inhaltsprüfung von Rechnungen zu automatisieren. Wobei einer der großen Vorteile dieser Lösung ist, dass sie voll ins Kernsystem SAP integrierbar ist, keine Medienbrüche durch zusätzliche Softwareanwendungen entstehen und der Anwender in seiner gewohnten Arbeitsumgebung bleibt.

„Wir entscheiden uns grundsätzlich für das beste Produkt und den besten Partner.“
(DI Christoph Krenker)

Auch bei der Suche nach einem geeigneten Implementierungspartner wurde man rasch fündig. Nur zwei kamen als IT-Partner ernsthaft in Betracht. Der Zuschlag erfolgte schließlich zugunsten der ZELMION GmbH mit Sitz in Wien, die, so Krenker, „von Anfang an die Beste war.“.

„Pandemiebedingte“ Projektkoordination

In einem ersten persönlichen Gespräch zwischen BHDT und ZELMION wurde Grundsätzliches vereinbart. Vonseiten BHDT wurde Frau Renate Tögelhofer, Abteilungsleiterin Finanzen & Controlling, für die Projektkoordinierung eingebunden. Ihre Aufgabe war, das finanzspezifische Abteilungswissen einzubringen und auf die Erfüllung der Wünsche und Bedürfnisse aller involvierten Abteilungen der BHDT zu achten. „Ohne Frau Tögelhofer würde es die xSuite in der Funktion nicht geben.“, streut Krenker Rosen. Frau Tögelhofer formuliert ihren Einsatz etwas nüchterner: „Meine Aufgabe war, unsere Produktstrategie und das angepeilte Ziel im Auge zu behalten.“. Was auch gelungen ist: „Wir waren den Papierkrieg auf einen Schlag los, und haben jetzt eine sich durch das gesamte Unternehmen ziehende sichere, transparente und nachhaltige Lösung.“.

Alle weiteren Kontakte wurden – aufgrund der Corona-Pandemie – online per Videokonferenz abgehalten. Das war für beide Seiten ein Novum, tat dem Erfolg aber keinen Abbruch.

„Die Produktion ist unser digitalisiertes Steckenpferd.“
(DI Christoph Krenker)

Das Projekt wurde in kürzester Zeit (binnen sechs Monaten) und fristgerecht zum Wirtschaftsjahresabschluss 2021 von BHDT fertiggestellt. „Wir wurden nie hängen gelassen , es war immer ein Ansprechpartner für uns da.“, zieht Frau Tögelhofer ihre sehr zufriedenstellende Bilanz.

Der Computer muss „menscheln“

Die Implementierung der xSuite bei BHDT durch ZELMION zeigt, wie man der fortschreitenden Digitalisierung gerecht werden kann und welche Voraussetzungen dazu unternehmensintern vorhanden sein müssen. Wobei auch die menschliche Komponente zu beachtet ist: Den Mitarbeiter*innen müssen eventuelle Ängste vor neuen IT-Lösungen bzw. einem möglichen Arbeitsplatzverlust genommen werden.

Diesen Bedenken war man sich bei BHDT durchaus bewusst. Daher wurde durch die Einbindung des Fachpersonals in den Implementierungsprozess der xSuite versucht, dem im Vorhinein entgegenzuwirken. Mit dem Ergebnis, dass die Vorteile der neuen Lösung allgemein anerkannt und von allen Mitarbeiter*innen akzeptiert werden konnten. „Den Menschen ist durch den strukturierten Workflow die Macht über Prozesse im Rechnungswesen wieder zurückgegeben worden.“, bringt es Frau Tögelhofer auf den Punkt.

Auch für ZELMION war die xSuite-Implementierung bei BHDT ein in jeder Hinsicht erfolgreiches Projekt. Ein erster Folgeauftrag ist bereits abgewickelt, weitere sind im Laufen. Denn, so Krenker: „Mit ZELMION haben wir einen Partner, der sehr gut in unser Portfolio passt.“.

„Wir sind nie hängen gelassen worden. Es war immer ein Ansprechpartner für uns da.“
(Renate Tögelhofer)