Die BKS Bank stand vor großen Herausforderungen, die durch Papierfluten und lange Wege in den Rechnungsprozessen entstanden. Filialen, wie die in Wien, mussten für Ausgaben wie Geschäftsessen interne Buchungsbelege erstellen und diese samt der Originalrechnung nach Klagenfurt zur Buchhaltung schicken. Dies führte zu unnötigem Papierverbrauch, hohen Portokosten und verzögerten Rechnungszahlungen. Selbst innerhalb der Zentrale gab es ineffiziente Wege, da Rechnungen erst über die zentrale Poststelle zur Buchhaltung gelangten.
Digitalisierung für mehr Effizienz und Nachhaltigkeit
Die Entscheidung zur Umstellung auf digitale Prozesse war daher unausweichlich. Die BKS verfolgt eine zunehmend digitale Ausrichtung und setzt verstärkt auf Nachhaltigkeit durch die Reduzierung von Papier- und Postwegen.
Bei der Auswahl eines Partners für diese Transformation fiel die Entscheidung auf ZELMION. Das professionelle Auftreten und umfassende Fachwissen von ZELMION überzeugten im Vergleich zu anderen Anbietern.
„ZELMION konnte mit seiner professionellen Erscheinung und der hohen Expertise am meisten punkten.“
(Kerstin Meßner)
Lösung für einen effizienten Rechnungsprozess
Mit der Einführung des xSuite Eingangsrechnungsworkflows wurden Lösungen implementiert, die den Rechnungseingang sowohl in der Zentrale als auch in den Filialen über Mailschnittstellen und das xSuite Interface Office+ effizient gestalten. Dadurch erfolgt eine halbautomatische, elektronische Erfassung der Rechnungen.
Die Implementierung hatte auch Auswirkungen auf die Mitarbeiter. Die Umstellung erforderte eine umfassende Schulung, die durch eine Kombination aus Handbüchern und persönlichen Schulungen, auch direkt am Arbeitsplatz, durchgeführt wurde. Die automatische Belegauslesung erleichtert die Arbeit der Buchhaltung erheblich.
BKS Bank – Die Erfolgsgeschichte
Die Digitalisierung hat das Unternehmen in den letzten Jahren maßgeblich vorangetrieben, insbesondere im Kundenbereich. Das hybride Vertriebsmodell der BKS kombiniert digitale Lösungen mit persönlichem Support in den Filialen. Die Anpassungen während der Corona-Pandemie, wie vermehrte Webex-Termine und die digitale Weitergabe von Dokumenten, zeigen die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens.
Die neue Lösung ermöglicht eine transparente Dokumentation des gesamten Verlaufs der Eingangsrechnungen und verkürzt die Bearbeitungswege erheblich. Sie deckt vollständig die IKS-Vorgaben ab.
„Der Verlauf der Eingangsrechnung wird nun vom Erhalt bis zu Freigabe im System dokumentiert. Man kann zu jedem Zeitpunkt abfragen, wo sich eine Rechnung gerade befindet.“
(Kerstin Meßner)
Das kürzlich abgeschlossene Projekt wurde als äußerst positiv und lehrreich erlebt. Die Zusammenarbeit zwischen dem Team von ZELMION und dem internen Projektteam verlief problemlos.
Tun Sie es die BKS Bank gleich und schreiben Sie mit uns Ihre eigene Digitalisierungs-Erfolgsgeschichte.
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ZELMION GmbH
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