Erfolgsgeschichte bei Stadtwerke Klagenfurt

Stadtwerke Klagenfurt

Die Stadtwerke Klagenfurt AG und ihre Tochterunternehmen sind ein kommunaler Dienstleister in den Sparten Energieversorgung, Mobilität, Freizeit, Telekom, Bestattung und Bereitstellung von Werbeflächen mit rund 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Stromkunden werden österreichweit bedient. Im laufenden Innovationsprozess wurde auch die Unternehmenssoftware mit SAP auf eine neue Basis gestellt. Abgelöst wurde eine verteilte Lösung bestehend aus dem alten ERP-System und SharePoint mit minimalen Workflow-Funktionen. Auch Papierrechnungen sollten „verschwinden“.

Man wollte möglichst viel automatisieren, eine nahtlose Integration realisieren und trotz individueller Anpassungen im SAP-Standard bleiben, um die Arbeitsumgebung einheitlich zu gestalten. Aufgrund der langjährigen guten Zusammenarbeit mit dem auf digitale Prozesse spezialisierten Unternehmen easy competence, vertraute der Projektverantwortliche der Stadtwerke Klagenfurt, Michael Schneider, BSc, auf einen Lösungsvorschlag seines IT-Partners für beide Teilbereiche: die automatische Belegerfassung und dem Eingangsrechnungsworkflow mit Integration in SAP.

Prozessspezifisches Know-how macht den Unterschied

Die größten Herausforderungen lagen im organisatorischen Bereich. Um die einzelnen Schritte eines Rechnungslaufs zu einer durchgängigen Prozesskette zusammenzufassen, bedurfte es vorab einer eingehenden Erhebung und Analyse: „Wesentlich war es, die bereichsinternen Prozessabläufe aufzunehmen und die Arbeitsweisen im Haus zu hinterfragen, denn die einzelnen Geschäftsfelder der Stadtwerke haben spezifische Rechnungsabfertigungsprozesse, die es abzubilden galt“, erläutert Michael Schneider. „Beispielsweise waren für unsere Bausparte spezielle Vorgaben wie nachträgliche Abänderungen oder Haft- und Deckungsrücklässe zu berücksichtigen. Für uns war daher ein Lösungspartner mit einschlägigem Know-how und Erfahrung enorm wichtig.“

Zwei Spezialisten – Eine Lösung

Die Digitalisierung der jährlich rund 20.000 Eingangsrechnungen wurde von easy competence mit der Capturing- und Extraktions Lösung Kofax Invoice Processing realisiert. Diese erlaubt das automatische, quellenunabhängige Scannen, Auswerten und Erfassen von Rechnungsdaten. Die Anforderungen des Freigabeprozesses wurden mit der Lösung xSuite Invoice umgesetzt. Für die Prozessanalyse und Integration in SAP holte man das Beratungsunternehmen ZELMION mit ins Boot. „Die Gesamtlösung hat uns schnell überzeugt, weil sie sehr flexibel ist. Auch hinsichtlich der Kosten-Nutzen-Abwägung ist die Lösung sehr attraktiv“, begründet Michael Schneider die Entscheidung. xSuite Invoice automatisiert die Plausibilitäts- und Inhaltsprüfung der Rechnungen, übermittelt die Rechnungsimages (PDF) und -daten an SAP und steuert die Rechnungsfreigabe für alle beteiligten Mitarbeiter.

Prüfung und Freigabe erfolgen auf Positionsebene im SAP-GUI oder über das Web-Interface. Alle prozessrelevanten Dokumente werden mit xSuite revisionssicher im bestehenden EASY Archivsystem der Klagenfurter Stadtwerke abgelegt. Das mutige Vorhaben, SAP und den Eingangsrechnungs-Workflow zeitgleich einzuführen, setzte voraus, dass die IT-Partner sich über das übliche Maß hinaus einbrachten. Anhand von Best-in-Class-Beispielen wurden Prozessmodelle in enger Zusammenarbeit mit der Unternehmens-IT erarbeitet.

„Unsere Projektpartner sind sehr sensibel an die Transformation der Prozesse herangegangen
und erklärten die Notwendigkeit der Anpassung unserer internen Organisation immer
anschaulich. Im Projektdurchlauf von rund einem Jahr hatten wir
stets eine sehr gute Gesprächsbasis und sind immer zu guten Lösungen gekommen.“
(Michael Schneider)

Die beiden IT-Partner easy competence und ZELMION wissen um den Stellenwert des Wissensaufbaus beim Kunden. So konnten sich das IT-Team und die Keyuser der Stadtwerke Klagenfurt das nötige Know-how für die Betreuung und Weiterentwicklung des Systems aneignen. Da alle 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Zugriffsberechtigung haben und rund ein Viertel davon regelmäßig mit der neuen Workflowlösung arbeitet, wurden die Schulungen unternehmensweit ausgerollt.

Geschäftsnutzen auf allen Ebenen

Die Stadtwerke Klagenfurt profitieren heute von einem standardisierten Prozess – vom Einscannen bis zur Freigabe der Rechnung, mit klaren Zuständigkeiten und sauberer Protokollierung der einzelnen Schritte. Prozessschleifen und Unklarheiten werden dadurch vermieden und auch neue Mitarbeiter finden sich rasch zurecht.

Durch die Integration der Lösungen kann ohne Medienbrüche auf der gewohnten SAP-Oberfläche gearbeitet werden, nach außen wird ausschließlich eine Datenwahrheit kommuniziert, denn alle greifen auf dieselben Dokumente und denselben Status zu.

Auch aus finanziellem Gesichtspunkt konnten die Stadtwerke einen deutlichen Geschäftsnutzen erzielen: Die Durchlaufzeiten der Eingangsbelege wurden reduziert, Gutschriften werden dadurch rascher lukriert und Skonti voll ausgenutzt. Bei den österreichweiten Aktivitäten der Unternehmenssparten Außenwerbung und Bestattung, wird bspw. der Postweg eingespart, alle Rechnungen werden vor Ort eingescannt und können sofort weiterbearbeitet werden.

Im Vergleich zu manuellen Prozessen sind sowohl der Personalaufwand als auch die Fehlerrate deutlich gesunken, da vieles systemgestützt validiert und abgefangen wird. Auch die Druckkosten sind signifikant geringer.

Fortsetzung folgt

Der Wunsch nach der effizienten Bearbeitung der Eingangsrechnungen gab den Anstoß für die Dokumentendigitalisierung. Bereits umgesetzt ist das Vertragsmanagement und es folgen das Antrags- und Formularmanagement, ein modernes Kundenportal mit Kundenakte oder die Projektakte. Die einzelnen Fachabteilungen wollen aufgrund des großen Erfolgs des Initialprojektes ebenfalls auf den Digitalisierungszug der Stadtwerke Klagenfurt aufspringen. „Über solche Projekte, die Prozesse beschleunigen, Vereinfachungen bringen, sowie durch gute Partner zielstrebig und kosteneffizient ablaufen, spricht man gerne. Diese positive Energie macht es leicht, auch andere Unternehmensbereiche für die Dokumentendigitalisierung zu begeistern“, freut sich Michael Schneide.