digitale workflows

Warum nachhaltige Prozesse heute mehr zählen denn je

Nachhaltigkeit ist längst nicht mehr nur ein CSR-Thema – sie ist zur unternehmerischen Pflicht und gleichzeitig zur wirtschaftlichen Chance geworden. Unternehmen stehen unter Druck, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren, regulatorische Anforderungen (z. B. zur ESG-Berichtspflicht) zu erfüllen und gleichzeitig effizient zu bleiben.

Digitale Workflows bieten hier einen doppelten Hebel: Sie optimieren Prozesse UND sparen Ressourcen. In Kombination mit den Lösungen von xSuite und der Workflow-Expertise von ZELMION entstehen automatisierte, nachhaltige Abläufe – vor allem in den Bereichen Rechnungsverarbeitung, Einkauf, Vertrags- und Dokumentenmanagement.

1. Papierlosigkeit als Startpunkt: Nachhaltigkeit beginnt im Dokumentenfluss

Ein Großteil des CO₂-Ausstoßes in Büroorganisationen hängt direkt mit papierbasierten Prozessen zusammen. Die xSuite Lösungen ermöglichen eine durchgängige digitale Verarbeitung aller relevanten Dokumente – vom Rechnungseingang bis zur Archivierung.

Vorteile der xSuite-Lösungen im Kontext Nachhaltigkeit:

  • Digitaler Rechnungseingang: Keine Papierpost, keine Druckkosten
  • Automatisierte Workflows: Weniger manuelle Tätigkeiten = weniger Energieverbrauch
  • Revisionssicheres Archiv: Kein physisches Lager, keine Ordner, keine Transporte
  • Cloudbasierte Bereitstellung: Betrieb auf energieeffizienter Infrastruktur möglich

Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen verarbeitet mit xSuite jährlich über 50.000 Rechnungen – 100 % digital. Ergebnis: Über 1,2 Tonnen eingespartes Papier pro Jahr.

2. Nachhaltigkeit im Einkauf: Transparenz, Kontrolle und ESG-Fokus

Im Einkauf steckt enormes Potenzial für Nachhaltigkeit – etwa durch Lieferantenbewertung, transparente Prozesse und effizientere Beschaffung. xSuite bietet hier Workflows für:

  • Purchase-to-Pay (P2P) inklusive Freigabeprozesse
  • Lieferantenmanagement mit ESG-Kriterien
  • Vertragsverwaltung und Laufzeiten-Controlling

Diese Prozesse ermöglichen nicht nur einen ökologisch sinnvolleren Einkauf, sondern auch bessere Compliance mit ESG-Regularien.

Praxisnutzen: Unternehmen können nicht nachhaltige Lieferanten automatisiert kennzeichnen, Alternativen vorschlagen lassen und Entscheidungen auf Basis von CO₂-relevanten Daten treffen – eingebunden in den xSuite-Workflow.

3. Automatisiertes ESG-Reporting auf Basis strukturierter Workflow-Daten

Eines der größten Probleme im ESG-Reporting ist die Zerfaserung der Datenquellen. Manuelle Excel-Listen, fragmentierte Systeme und intransparente Prozesse erschweren die Konsolidierung.

xSuite schafft mit durchgängigen Workflows eine strukturierte Datenbasis, die auch für das ESG-Reporting nutzbar ist – z. B.:

  • Auswertung von durchlaufenden Rechnungen nach Nachhaltigkeitskriterien
  • Tracking von papierlosem Workflow-Anteil
  • Archivierte CO₂-relevante Vertragsinhalte

In Verbindung mit Reporting-Tools oder ServiceNow-Plattformmodulen lassen sich daraus automatisierte ESG-Kennzahlen und Reports ableiten – schnell, revisionssicher und prüfbar.

4. Nachhaltigkeit trifft Effizienz: Wirtschaftlicher Nutzen inklusive

Der nachhaltige Einsatz von xSuite Workflows ist nicht nur ökologisch sinnvoll – er spart auch bares Geld:

Nachhaltiger Effekt 

Papierlose Rechnungsverarbeitung

Automatisierte Freigaben

Digitale Archivierung

ESG-konformes Lieferantenmanagement

Wirtschaftlicher Vorteil

Einsparung von Druck-, Versand- und Lagerkosten

Schnellere Durchlaufzeiten, weniger Fehler

Kein physischer Platzbedarf, geringere Betriebskosten

Risikominimierung, bessere Verhandlungsbasis

Und: Durch die skalierbare Cloud-Bereitstellung lassen sich viele dieser Prozesse auch in mittelständischen Unternehmen mit überschaubarem Aufwand implementieren – vor allem in Verbindung mit einem erfahrenen Implementierungspartner wie ZELMION.

5. ZELMION + xSuite: Digitalisierung mit Weitblick

ZELMION unterstützt Unternehmen in der DACH-Region bei der Einführung und Optimierung von xSuite-Lösungen – mit Fokus auf messbare Ergebnisse und nachhaltige Effekte. Dabei profitieren Kund:innen von:

  • Umfassender Beratung zu nachhaltigen Prozessen
  • Technischer Umsetzung mit Fokus auf Automatisierung
  • Integration in bestehende IT-Architekturen (SAP, ECM, ServiceNow etc.)
  • Zukunftssichere Strategien zur ESG-Vorbereitung

Das Ziel: Ein schlankes, digitales und nachhaltiges Prozess-Ökosystem – individuell angepasst an die Anforderungen des Unternehmens.

6. Fazit: Nachhaltigkeit beginnt im Workflow

Digitalisierung kann ein starker Hebel für mehr Nachhaltigkeit sein – wenn sie richtig gemacht wird. Mit den Lösungen von xSuite und der Beratungskompetenz von ZELMION entstehen digitale Workflows, die nicht nur Ressourcen sparen, sondern auch zu mehr Transparenz, Effizienz und regulatorischer Sicherheit führen.

Unternehmen, die ihre Rechnungs- und Beschaffungsprozesse digitalisieren, leisten damit aktiv einen Beitrag zur Umwelt – und verschaffen sich gleichzeitig einen strategischen Vorteil.