Intelligente Verarbeitung von Auftragsbestätigungen in SAP

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Die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen (AB) stellt für viele Unternehmen eine zeitaufwändige und manuell-intensive Aufgabe dar. Doch eine zeitnahe Prüfung und Verarbeitung von AB kann zahlreiche Folgeprozesse erheblich optimieren. Hier erfahren Sie, wie die intelligente Automatisierung dieser Aufgabe in SAP-Umgebungen zu einem effizienteren Geschäftsablauf beitragen kann.

Die Herausforderungen der manuellen Verarbeitung von Auftragsbestätigungen

Die manuelle Bearbeitung von Auftragsbestätigungen bringt einige Herausforderungen mit sich, mit denen Unternehmen konfrontiert sind:

  • Fehleranfälligkeit und Zeitverlust: Die manuelle Übertragung und Prüfung von Lieferterminen und Mengen in AB ist anfällig für Fehler und erfordert viel Zeit.
  • Mangelnde Aktualität: Verzögerungen bei der Erfassung führen dazu, dass die Disposition nicht mit aktuellen Daten arbeiten kann.
  • Mangelnde Übersicht: Unternehmen haben Schwierigkeiten, den Überblick über ausstehende, eingegangene und erfasste AB zu behalten.
  • Unvollständige Prüfung: Aufgrund von Zeitmangel werden nicht immer alle Aspekte der AB (Menge, Preis, Termin) ausreichend geprüft.
  • Herausfordernde Archivierung: Auftragsbestätigungen müssen oft aufwändig archiviert werden, ohne direkte Verbindung zu Bestelldokumenten.

Die Lösung: Intelligente Automatisierung in SAP

Digitale Lösungen können Unternehmen dabei unterstützen, ihre Prozesse zu beschleunigen und zu automatisieren. Unsere SAP-basierten Lösungen helfen, den Procure-to-Pay (P2P)-Prozess zu optimieren und die Effizienz deutlich zu steigern.

Vielfältige Eingangskanäle: Auftragsbestätigungen erreichen Unternehmen heute auf unterschiedliche Weise, sei es als Papier, E-Mail-Anhänge oder (EDI)-Datenströme. Unsere Lösung bietet passende Werkzeuge, um die AB-Daten aus verschiedenen Kanälen zu erfassen und für die Weiterverarbeitung aufzubereiten.

Intelligente Belegerkennung: Die Belegerkennung spielt eine zentrale Rolle bei der schnellen und effizienten Bearbeitung. Unsere intelligente Belegerkennung kombiniert verschiedene Strategien wie Stammdatenvergleich, Schlüsselwörter und Lernmodule, um eine hohe Erkennungsqualität sicherzustellen.

Automatisierte Datenextraktion: Relevanten Informationen wie Besteller, Lieferant, AB-Datum, Liefertermin, Gesamtwert, Währung und Positionsdaten werden automatisch aus den AB-Dokumenten extrahiert und mit den SAP-Stammdaten abgeglichen.

Einfache Abweichungserkennung: Nach der Belegerkennung werden die Daten im AB Cockpit mit den Bestelldaten verglichen. Abweichungen in Preis, Menge und Termin werden über Ampelfunktionen angezeigt, sodass eine effiziente Bearbeitung ermöglicht wird.

Effiziente AB-Bearbeitung: Mitarbeiter haben alle prüfungsrelevanten Informationen im Verifizierungsarbeitsplatz sofort im Zugriff. Daten können korrigiert oder ergänzt werden, bevor sie automatisch an SAP übergeben werden.

Revisionssichere Archivierung: Alle bearbeiteten AB, Kommentare und E-Mails werden sicher im SAP-Archivsystem abgelegt.

Fazit: Optimierte AB-Verarbeitung für effiziente Prozesse

Die intelligente Verarbeitung von Auftragsbestätigungen in SAP bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihren P2P-Prozess zu verbessern, die Genauigkeit zu steigern und Zeit zu sparen. Dank automatisierter Datenextraktion, intelligentem Abgleich und übersichtlicher Abweichungserkennung können Unternehmen reibungslose Abläufe im Beschaffungsprozess gewährleisten. Die Zusammenarbeit mit digitalen Lösungen wie unserer ermöglicht es Unternehmen, die Vorteile der Automatisierung zu nutzen und die Herausforderungen der AB-Verarbeitung erfolgreich zu bewältigen.